• La nostra proposta per gestire il workflow e dematerializzare legalmente i documenti digitali e non.

    iDoc OWO è una piattaforma software

    ... per archiviare, distribuire, autorizzare e classificare in fascicoli virtuali, i tuoi documenti digitali e mail. La suite documentale è completamente Web, installabile sul tuo server aziendale oppure su un server in Cloud. Il software iDoc è completo di tutte le funzionalità gestionali come riconoscimento caratteri OCR, Preview dei Documenti, gestione delle Pratiche, CRM e Webmail integrate. Inoltre sono presenti moduli eseguibili e servizi che importano costantemente Angrafiche, Dati e Documenti da tutti i software già presenti nella tua realtà.

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Tutto a portata di mouse

iDoc

iDoc archivia qualsiasi tipo di file, dal documento cartaceo trasformato in file attraverso un qualsiasi scanner o multifunzione, al documento office, mail, foto, disegni tecnici, ecc.

Ai files da archiviare vengono assegnate le “chiavi di ricerca”, ovvero i campi di un database, attraverso i quali i documenti potranno essere rintracciati con estrema semplicità e velocità, dopodichè i files selezionati, con un semplice click, potranno essere:

  • Collegati logicamente ad altri documenti
  • Inviati via fax o mail
  • Completati con annotazioni digitali (post it, ecc.)
  • Trasformati in un formato file diverso
  • Firmati (Firma Digitale) e Marcati (Marca Temporale)
  • Riprodotti su carta (Stampa)

Tutti i documenti archiviati vengono “Classificati”. La classificazione, effettuabile fino a tre livelli, rende di fatto l’archivio ordinato e facilmente consultabile, grazie alla gestione dinamica delle chiavi di ricerca utilizzate.

 

Funzionalità principali

Utilizzando l’apposita gestione dei profili documento, è possibile memorizzare, ad esempio, le chiavi obbligatorie da inserire, in base alla classificazione dei documenti, in modo che i diversi operatori che si occupano dell’archiviazione dei documenti usino sempre i medesimi criteri.

E’ possibile associare più documenti ad una determinata pratica al fine di rintracciare un gruppo di documenti semplicemente selezionando il codice pratica desiderato.

Inoltre la Pratica può essere inserita in un Workflow, ovvero “iter” permettendo ai vari operatori autorizzati di conoscere la fase nel quale si trova un determinato documento durante un percorso definito, oltre che delegare iDoc ad effettuare delle operazioni ai vari stati, come richiedere un autorizzazione oppure mandare una mail automatica con tutti i campi principali della Pratica con la richiesta di archiviare un altro documento.

iDoc esegue automaticamente tutto il ciclo di lavorazione per la Conservazione Sostitutiva dei documenti ai fini legali, attraverso il quale è possibile eliminare i documenti cartacei ammessi, tipicamente:

  • Fatture Attive / Passive
  • Registri contabili ed IVA (esclusi regimi speciali IVA)
  • Partitari contabili
  • Dichiarazioni fiscali annuali (unico / IVA ecc.)

Le funzioni principali sono:

  • creazione del supporto esterno (CD / DVD, ecc)
  • creazione automatica indice per la consultazione “autonoma” del supporto stesso (autoreferenziale)
  • generazione “evidenza informatica”,
  • apposizione della Firma Digitale qualificata
  • apposizione della Marca Temporale

Attraverso tale processo, è possibile “smaterializzare”, ovvero eliminare i documenti cartacei originali, attribuendo valore legale e fiscale ai documenti digitali archiviati.

Gestione delle Relazioni con i soggetti esterni

  • Anagrafica centralizzata, i dati anagrafici sono unificati nella gestione CRM
  • Anagrafica aziende clienti/fornitori e relativi singoli contatti
  • Gestione agenda a calendario condivisa
  • Gestione attività da svolgere in gruppo o singolarmente
  • Gestione clienti potenziali (Leads, Prospect), trattative, preventivi
  • Gestione delle campagne di vendita (newsletter, invio Mail massive, etc)

Il modulo iDoc BCR: Bar Code Recognition esegue la decodifica di uno o più codici a barre presenti su un documento, ovvero interpreta e preleva i dati in chiaro presenti nel codice a barre.

Attraverso la funzione di decodifica è possibile, per ciascun documento, definire la composizione del contenuto del barcode e memorizzarla, assegnando a ciascun valore presente la propria chiave di ricerca.

Utilizzando questo semplice ed efficace sistema, apponendo, ad esempio, sulle fatture di acquisto un’etichetta barcode, il sistema archivierà le scansioni senza che l’operatore debba inserire nessun dato per la successiva ricerca, dal momento che tutti i dati occorrenti verranno rilevati in automatico dal Barcode.

La posizione dei barcode sul documento è del tutto indifferente ai fini del riconoscimento.

iDoc ha svariati sistemi e moduli per essere integrato con applicativi di terze parti. Infatti, utilizzando il modulo “SDK – Software Development Kit”, con semplici operazioni si può interagire con altri programmi, come i gestionali. 

Ad esempio, è possibile consultare i documenti archiviati in iDoc direttamente dal proprio gestionale, oppure archiviare i documenti emessi dal gestionale automaticamente in iDoc.

Il modulo “iDoc Service Manager” recupera ad intervalli temporizzati i documenti che vengono inviati ad una cartella ed in base ai criteri pre-definiti nei profili, li archivia automaticamente, utilizzando funzioni OCR, file di testo contenenti i campi indice, etc
Inoltre è possibile anche memorizzare query per accedere e recuperare dati da database esterni. 

A tal fine, abbiamo realizzato integrazioni importanti con il centralino Voispeed 6 (vai alla sezione VoIP del sito).

Attraverso l’utilizzo degli operatori e dei relativi “gruppi di lavoro”, iDoc permette all’amministratore del sistema, di determinare quali di essi possono accedere o meno alla gestione di determinati documenti, rispondendo in tal modo anche alle specifiche dettate dalla normativa sulla “privacy”.

Inoltre è possibile Cryptare i documenti riservati in base alla classificazione e/o tracciare (log) tutte le operazioni effettuate sui documenti per operatore.

  • Archiviazione Digitale Documenti in rete LAN
  • Consultazione e archiviazione via internet browser
  • Firma Digitale/Marca Temporale (integrate all’interno dell’applicazione)
  • Archiviazione sostitutiva Documenti (a norma CNIPA)
  • Gestione automatica delle revisioni Documenti (revisioning)
  • Avvisi interattivi scadenze Documenti
  • Distribuzione documenti ad operatori o gruppi di lavoro (lista di distribuzione)
  • Invio email e archiviazione integrata (direttamente o tramite OUTLOOK) con “email list” memorizzabili
  • Archiviazione automatica email ricevute ed inviate
  • Cartella di memorizzazione files archiviati in modalità FTP (opzionale)
  • Integrazione con office WORD per compilazione ed archiviazione documenti contestuale
  • Campi e tabelle del database personalizzabile direttamente dall’utente

Linea Windows :

  • Sviluppato in ambiente MS Visual Basic auto installante
  • Mono e Multiutente
  • Multiaziendale

Database utilizzati:

  • MS SQL EXPRESS: per medie esigenze di volumi di dati da trattare
  • MS SQL : per medio/grandi esigenze di volumi di dati da trattare
  • My SQL : per medio/grandi esigenze di volumi di dati da trattare in tal caso il server può essere LINUX

Linea Web:

  • sviluppato in ambiente PHP – JAVA con estensioni AJAX utilizza Database MS-SQL e MySQL
  • il database utilizzato è il medesimo di quello windows, pertanto può essere consultato sia con l’interfaccia windows che con quella WEB, la stessa postazione può utilizzare contemporaneamente sia l’interfaccia windows che quella WEB

Cloud :

  • La piattaforma può essere fornita con macchina virtuale già configurata in ambiente VMware.

 

Casi di successo

Gruppo Germani S.R.L. (brand "Kocca")

Azienda Produzione Abbigliamento

Dal 2010 attraverso la piattaforma iDoc è riuscita ad accentrare tutte le richieste di reso provenenti dai clienti, gestirne il processo autorizzativo ed archiviare sotto un unico codice pratica tutta la documentazione (Mail, Fatture, DDT, Moduli di Controllo Qualità, etc).

Dal 2013 attraverso il modulo OWO completamente Web, apre l'accesso agli agenti sparsi nel mondo, per condividere tutti i documenti fiscali dei clienti (DDT, Fatture, Note Credito, Proforme, etc).

Centro di Cultura e Storia Amalfitana

Ente Pubblico

Dal 2009 il centro ha dematerializzato tutte le informazioni legate ai titoli e documenti conservati in ambito Librario, Architettonico, etc sulla piattaforma iDoc OWO.

Dal 2014 ha spostato tutta l'infrastruttura in Cloud per renderla disponibile tutti i giorni a tutte le ore agli studiosi interni ed esterni alla struttura, risolvendo problemi di banda, costi di sostituzione Server e problematiche legate alla sicurezza antincendio, dato che nelle ore di chiusura della stessa nessuna apparecchiatura alimentata elettricamente poteva rimanere accesa.

Gruppo Autouno (Concessionarie Peugeot- Volkswagen)

Azienda

Dal 2014 Attraverso le funzionalità Wor Flow del flusso pratica, la parte di concessionarie Volkswagen ha dematerializzato la cartellina dei contratti di vendita, gestendo tutta la documentazione in maniera digitale.

Sempre attraverso le funzionalità Web dell'applicativo, la piattaforma condivide e raccoglie anche documenti da strutture esterne (Agenzie di Pratiche Motorizzazione, Agenzie Assicuratrici, etc).